Kebijakan Privasi

Ringkasan singkat#

Kuasai.ai membantu tim sales lapangan belajar dari percakapan penjualan mereka sendiri. Caranya: sales merekam percakapan tatap muka, rekaman itu diubah menjadi teks, lalu teks tersebut dinilai otomatis oleh AI berdasarkan SOP dan materi produk milik perusahaan Anda.

Tiga hal yang paling penting Anda pahami sebelum membaca detailnya:

1. Rekaman berisi suara orang lain, bukan hanya suara karyawan Anda. Lawan bicara dalam percakapan penjualan — calon pembeli Anda — ikut terekam. Orang itu bukan pengguna Kuasai dan tidak punya akun di sistem kami.
2. Untuk isi rekaman itu, yang memegang kendali adalah perusahaan Anda, bukan Kuasai. Kami memproses atas perintah Anda. Tanggung jawab untuk meminta izin kepada calon pembeli ada pada Anda dan tim sales Anda.
3. Audio dan transkrip dikirim ke penyedia layanan di luar Indonesia untuk diproses. Ini tidak bisa dihindari dalam desain sistem saat ini, dan kami menjelaskannya secara terbuka di Bagian 7.

Dua bagian produk bekerja berbeda dari gambaran di atas, dan keduanya dijelaskan tersendiri di Bagian 3.4 dan Bagian 3.5:

• Latihan (Roleplay) — sales berlatih menjawab keberatan dari pelanggan sintetis yang dibuat sistem. Di jalur ini tidak ada data pribadi pihak ketiga sama sekali, dan jawaban sales diketik, bukan direkam.
• Rekaman latihan (training) — sales merekam dirinya sendiri berlatih tanpa ada lawan bicara, sehingga rekaman itu tidak memuat suara pihak ketiga.

1 · Siapa kami#

Kebijakan ini ditulis untuk memenuhi Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

Kuasai saat ini hanya melayani pelanggan bisnis di Indonesia. Tidak ada organisasi yang bisa dibuat sendiri dari dalam aplikasi — organisasi didaftarkan oleh kami di luar aplikasi. Seseorang hanya dapat bergabung ke organisasi yang sudah ada, melalui salah satu dari dua jalur: tautan undangan yang dikirim ke alamat surelnya oleh pemilik akun, atau kode tim milik organisasi tersebut. Keduanya diverifikasi di sisi server.

Satu orang dapat menjadi anggota lebih dari satu organisasi — misalnya seorang tenaga penjualan yang bekerja untuk dua perusahaan. Saat masuk, ia memilih organisasi mana yang sedang ia kerjakan, dan data setiap organisasi terpisah sepenuhnya: apa yang ia rekam untuk satu organisasi tidak pernah terlihat oleh organisasi lain.

2 · Kuasai punya dua peran, dan bedanya penting#

UU PDP membedakan dua posisi: Pengendali Data Pribadi (yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan) dan Prosesor Data Pribadi (yang memproses atas perintah pengendali).

Kuasai berdiri di dua posisi sekaligus, tergantung data yang dibicarakan.

2.1 Kuasai sebagai Prosesor — untuk isi kerja organisasi Anda#

Ini mencakup: rekaman audio, transkrip, hasil analisis, dan dokumen pengetahuan (SOP, materi produk, tips, daftar pertanyaan umum) yang diunggah organisasi Anda, serta seluruh materi, sesi, dan laporan Latihan (Roleplay) yang diturunkan dari dokumen tersebut.

Untuk semua ini, organisasi pelanggan adalah Pengendali. Artinya, dalam bahasa sehari-hari:

• Anda yang memutuskan siapa yang boleh merekam, percakapan apa yang direkam, dan berapa lama data itu ada di sistem.
• Anda yang bertanggung jawab memastikan ada dasar hukum untuk merekam calon pembeli Anda — termasuk meminta izin mereka.
• Anda yang bertanggung jawab memberi tahu karyawan Anda bahwa percakapan mereka direkam dan dinilai.
• Kami hanya menjalankan instruksi Anda. Kami tidak menggunakan isi rekaman, transkrip, atau dokumen Anda untuk tujuan kami sendiri.
• Kalau ada orang yang meminta datanya dihapus atau ingin melihat datanya, dan permintaan itu menyangkut isi kerja organisasi Anda, keputusan akhirnya ada di tangan Anda — kami meneruskan permintaan tersebut kepada Anda.

Rincian hubungan prosesor–pengendali ini diatur dalam Perjanjian Pemrosesan Data (DPA) antara PT Nava Labs Internasional dan organisasi pelanggan.

2.2 Kuasai sebagai Pengendali — untuk data akun dan operasional produk#

Ini mencakup: data akun (email, nama, peran owner/sales, keanggotaan organisasi), catatan teknis operasional produk, serta korespondensi Anda dengan kami.

Untuk data ini, Kuasai yang menentukan tujuan dan caranya. Kami memakainya untuk membuat akun bisa dipakai, mengamankan layanan, dan menjawab pertanyaan Anda. Untuk kategori inilah Anda dapat menghubungi kami secara langsung dengan permintaan hak subjek data.

Cara cepat mengingatnya: apa pun yang dibuat oleh pekerjaan sales Anda — rekaman, transkrip, skor, dokumen — itu milik dan kendali organisasi Anda; kami penjaga gudangnya. Apa pun yang membuat produk ini bisa dipakai — akun, login, log keamanan — itu tanggung jawab kami.

3 · Data apa yang kami proses#

3.1 Kategori data#

Catatan tentang fitur Assist: fitur ini tidak tersedia di aplikasi dan tidak dipakai. Tidak ada bagian produk yang memanggilnya, sehingga tidak ada data baru yang masuk ke kategori ini dalam pemakaian normal. Kami tetap mencantumkannya agar dokumen ini tetap jujur — bila fitur ini kami hidupkan kembali, kami akan memberitahukannya lebih dulu.

⚠️ Kami menyatakan batasnya dengan tepat, karena ketepatan itulah yang membuat pernyataan di atas dapat dipercaya: yang mati adalah antarmukanya. Titik akhir (endpoint) fitur ini masih ada di API kami dan belum kami tutup, sehingga secara teknis ia masih dapat dijangkau meskipun tidak ada layar yang memanggilnya. Kami tidak menyatakan fitur ini "dimatikan" pada tingkat sistem, karena pernyataan itu tidak benar.

3.2 Yang tidak kami kumpulkan#

• Data kartu pembayaran — belum ada sistem penagihan yang berjalan
• Lokasi perangkat
• Daftar kontak di ponsel
• Pengenal perangkat di luar yang dikirim peramban secara normal
• Pelacak iklan, pelacak lintas situs, dan penjualan data ke pihak mana pun — tidak ada, tidak pernah ada

⚠️ Kami memakai satu alat analitik produk, dan itu dijelaskan di Bagian 3.6. Baris di atas menyangkut pelacak iklan dan pelacakan lintas situs — bukan analitik penggunaan produk sendiri.

3.6 Cookie, penyimpanan di peramban, dan analitik produk#

Kami tidak memakai cookie iklan, cookie pihak ketiga untuk pemasaran, atau pelacakan lintas situs. Yang kami pakai ada dua, dan keduanya dijelaskan apa adanya:

1 · Penyimpanan yang diperlukan agar aplikasi berjalan. Sesi login Anda dan beberapa preferensi disimpan di peramban Anda sendiri (local storage). Tanpa ini Anda akan keluar dari aplikasi setiap kali menutup tab. Ini bukan pelacakan.

2 · Analitik produk — Mixpanel. Kami memakai Mixpanel untuk memahami layar mana yang dipakai, supaya kami tahu bagian mana dari produk yang perlu diperbaiki. Kami menyatakan batasnya dengan tepat, karena batas itulah yang menentukan risikonya:

🔴 Perekaman layar dinonaktifkan dengan sengaja. Fitur itu akan memutar ulang layar transkrip bingkai demi bingkai, dan tidak ada pengaturan penyamaran yang membuatnya dapat dipertanggungjawabkan pada produk ini.

📌 Alamat layar dikirim sebagai pola, bukan alamat sebenarnya — sehingga sebuah id percakapan secara teknis tidak dapat ikut terkirim.

Mixpanel berkedudukan di Amerika Serikat dan tercantum pada Lampiran Sub-Prosesor DPA. Data yang diterimanya adalah data pribadi (sebuah id pengguna adalah data pribadi), sehingga Bagian 7 berlaku atasnya.

3.3 Hal yang harus dibaca dengan saksama: rekaman berisi suara pihak ketiga#

Rekaman percakapan penjualan hampir selalu memuat suara orang yang bukan pengguna Kuasai: calon pembeli, pendamping mereka, atau siapa pun yang kebetulan ada di ruangan itu.

Orang tersebut:

• tidak punya akun di Kuasai,
• tidak pernah menyetujui syarat layanan kami,
• dan mungkin tidak tahu apa itu Kuasai.

Karena itu:

• Yang wajib meminta izin adalah karyawan sales Anda, di tempat, sebelum merekam. Lihat Bagian 5.
• Yang menanggung kewajiban hukum sebagai Pengendali atas suara itu adalah organisasi Anda, bukan Kuasai.
• Kami menyediakan mekanisme perekaman status persetujuan dan penolakan penilaian, tetapi kami tidak bisa dan tidak akan menggantikan kewajiban Anda untuk meminta izin.

3.4 Latihan (Roleplay): berlatih melawan pelanggan sintetis#

Latihan adalah fitur terpisah dari perekaman. Di dalamnya, karyawan sales berlatih menjawab keberatan pelanggan — dan "pelanggan" itu tidak pernah ada. Ia adalah persona yang dibuat sistem.

Bagian yang paling penting, dan kami tegaskan karena sering ditanyakan: di jalur Latihan tidak ada data pribadi pihak ketiga sama sekali. Tidak ada calon pembeli yang terekam, tidak ada suara orang luar yang diproses, tidak ada orang di luar organisasi Anda yang terlibat. Subjek datanya hanya karyawan sales Anda sendiri — jawaban yang ia ketik dan laporan pembinaannya — ditambah dokumen milik organisasi Anda.

Cara kerjanya:

1. Keberatan dan kunci jawaban dibuat model AI dari dokumen pengetahuan organisasi Anda sendiri. Bukan dari sumber luar, bukan dari data organisasi lain.
2. Setiap fakta di dalam kunci jawaban wajib muncul PERSIS SAMA di dokumen yang dirujuknya. Pemeriksaan ini dilakukan oleh kode, bukan oleh manusia, dan fakta yang tidak lolos dibuang sebelum butir itu disajikan. Model AI tidak dapat mengarang angka yang harus muncul apa adanya di dokumen sumber Anda. Alasan pemeriksaan ini ada dijelaskan di Bagian 8.
3. Keberatan dibacakan oleh suara hasil sintesis (text-to-speech). Suara itu bukan rekaman orang sungguhan. Untuk membuatnya, teks keberatan — yang berasal dari dokumen organisasi Anda — dikirim ke penyedia sintesis suara di luar Indonesia (lihat Bagian 7). Jika sintesis suara gagal, butir itu tetap tersedia, hanya tanpa audio.
4. Jawaban karyawan sales diketik, bukan direkam. Di jalur Latihan tidak ada unggahan audio sama sekali. Yang tersimpan adalah teks jawabannya.
5. Tiap jawaban dinilai terhadap salinan kunci jawaban sebagaimana berbunyi pada saat itu, sehingga perubahan materi di kemudian hari tidak mengubah dasar penilaian yang sudah terjadi. Setelah giliran kesepuluh, sistem menerbitkan laporan pembinaan tentang karyawan tersebut.

Pemisahan dari data percakapan sungguhan. Latihan memakai tabelnya sendiri dan tidak menyentuh data rekaman, transkrip, maupun analisis. Latihan juga sengaja dikeluarkan dari halaman analitik, supaya sesi latihan tidak menggeser rata-rata nilai seorang karyawan.

Siapa yang bisa melihat apa. Pembuatan materi, pengelolaan materi, dan audio materi hanya dapat diakses pemilik akun. Sesi latihan dijalankan karyawan sales. Pemilik akun meninjau hasil timnya pada halaman tinjauan Latihan. Pemilik akun juga dapat menarik butir yang dinilainya keliru — tetapi ini adalah kurasi setelah butir tersedia, bukan gerbang persetujuan di depan.

Berapa lama data Latihan disimpan: lihat Bagian 6.5.

3.5 Rekaman latihan (training): sales berlatih sendirian#

Setiap rekaman, transkrip, dan hasil analisis memiliki penanda jenis sesi: real atau training. Nilai bawaannya real, yang menggambarkan dengan benar semua rekaman percakapan penjualan biasa.

training berarti karyawan sales merekam dirinya sendiri melatih presentasinya, tanpa ada lawan bicara di hadapannya. Karena itu rekaman berjenis training tidak memuat suara pihak ketiga — yang terekam hanya karyawan itu sendiri. Perekaman, transkripsi, dan antrean pemrosesannya sama persis dengan rekaman sungguhan; yang berbeda hanya rubrik penilaiannya.

Yang harus kami katakan apa adanya: rekaman training ikut terhitung dalam analitik dan dalam perhitungan target harian karyawan sales. ✅ Ini disengaja — keputusan 7 Agustus 2026, ditegaskan kembali 11 Agustus 2026: berlatih adalah bagian dari pekerjaan, dan pemilik usaha berhak melihat seluruh data rekaman timnya. Kami tidak pernah menyatakan bahwa rekaman latihan dikecualikan dari penilaian kinerja, karena pernyataan itu tidak benar dan tidak akan menjadi benar.

⚠️ Satu akibat yang perlu dipahami pemilik akun. overall_score merata-ratakan dimensi ketiga yang berbeda antara keduanya, sehingga rata-rata tim terbaca sebagai "kualitas sesi, latihan termasuk" — bukan "kualitas penjualan". Rata-rata yang lebih rendah bisa berarti seseorang lebih banyak berlatih. Karyawan sales diberi tahu hal ini secara eksplisit.

✅ Dikonfirmasi disengaja 2026-08-11. Bukan lagi pertanyaan terbuka, dan bagian ini tidak boleh diubah menjadi klaim pengecualian.

Untuk penyimpanan, rekaman training mengikuti jadwal yang sama persis dengan rekaman lain — audio, transkrip dan analisisnya sama-sama berakhir pada 12 bulan. Lihat Bagian 6.0.

4 · Dasar hukum untuk setiap tujuan#

UU PDP mengharuskan setiap pemrosesan punya dasar hukum. Berikut dasar yang kami gunakan atau yang kami pahami digunakan organisasi pelanggan.

Catatan tentang Latihan dan rekaman training. Kedua jalur ini tidak memproses data pribadi pihak ketiga, sehingga persoalan persetujuan calon pembeli tidak muncul di sana. Yang tetap berlaku penuh adalah kewajiban organisasi terhadap karyawannya sendiri: pemantauan kinerja memerlukan dasar hukum dan pemberitahuan tertulis, termasuk untuk laporan Latihan dan rekaman training.

Kami tidak menggunakan isi rekaman, transkrip, analisis, atau dokumen organisasi Anda untuk melatih model AI apa pun. Ketentuan masing-masing vendor mengenai pelatihan model harus dikonfirmasi satu per satu, dan pemeriksaan itu belum selesai. Sampai selesai, pernyataan di atas menjangkau perbuatan kami sendiri — bukan perbuatan vendor kami.

5 · Bagaimana persetujuan diminta, dan apa yang terjadi setelahnya#

Kami memakai dua lapis perlindungan untuk persetujuan merekam: karyawan sales menyatakannya di muka, dan rekaman itu sendiri membuktikannya setelahnya. Lapis pertama sudah berjalan; lapis kedua sudah kami putuskan dan sedang dibangun.

Persetujuan calon pembeli tidak diambil lewat layar di aplikasi, dan itu disengaja: calon pembeli Anda tidak memegang aplikasi kami. Buktinya adalah suaranya sendiri, dalam bahasa Indonesia, pada saat data itu diambil — bukti yang lebih kuat daripada kotak centang, karena merekam apa yang benar-benar didengar dan benar-benar dijawab orang tersebut.

Lapis 1 · Izin lisan, dibaca dari rekaman — sudah berjalan#

Cara kerjanya:

1. Karyawan sales meminta izin dengan suara keras di awal rekaman.
2. Jawaban calon pembeli ikut terekam dan ikut masuk ke transkrip.
3. Sistem membaca jawaban itu dari transkrip dan menyimpannya sebagai salah satu dari empat status: granted (diizinkan), declined (ditolak), not_asked (tidak ditanyakan), atau unclear (tidak jelas).

Konsekuensinya di dalam sistem:

• Percakapan dengan status declined tidak pernah dinilai. Seluruh dimensi penilaian dikosongkan (null). Tidak ada skor, tidak ada temuan.
• Percakapan di bawah 60 detik juga tidak dinilai. Tetapi percakapan pendek tetap mendapat analisis khusus yang hanya membaca status persetujuan — supaya sebuah penolakan tetap tercatat dan tidak hilang begitu saja.
• Keterbukaan yang perlu Anda ketahui: saat ini hanya status declined yang menghentikan penilaian secara otomatis. Status not_asked dan unclear dicatat dan terlihat dalam hasil, tetapi belum otomatis menghentikan proses penilaian. Artinya, hari ini sebuah percakapan yang izinnya tidak pernah diminta tetap bisa ditranskripsikan dan dinilai. Ini adalah celah yang ditutup oleh Lapis 2 di bawah, dan kami menyatakannya di sini alih-alih menyembunyikannya.

Lapis 2 · Pernyataan di dalam aplikasi sebelum merekam — sudah diputuskan, belum dibangun#

🔴 Bagian ini menjelaskan sesuatu yang BELUM berjalan. Bagian ini tidak boleh diubah ke bentuk "sudah berlaku" sebelum fiturnya benar-benar rilis, dan penasihat hukum harus membaca bagian ini sebagai rencana, bukan sebagai kendali yang sudah ada.

Sebelum perekaman dimulai, karyawan sales akan diwajibkan menyatakan di dalam aplikasi bahwa ia sedang meminta izin kepada lawan bicaranya — dengan cara yang sama seperti Syarat & Ketentuan dan Kebijakan Privasi harus disetujui sebelum memakai layanan.

Kenapa dua lapis, dan bukan salah satunya saja:

• Kotak centang saja tidak cukup. Itu hanya membuktikan karyawan sales menekan tombol, bukan bahwa calon pembeli benar-benar ditanya dan benar-benar menjawab.
• Deteksi dari rekaman saja juga tidak cukup. Deteksi bekerja setelah datanya terlanjur terkumpul — pada saat itu suara calon pembeli sudah terekam.

Digabung, keduanya saling menutup: pernyataan di muka menghentikan perekaman yang tidak seharusnya dimulai, dan rekaman itu sendiri membuktikan apa yang sungguh terjadi.

Menarik persetujuan. Calon pembeli berhak menarik persetujuannya kapan saja. Karena orang tersebut bukan pengguna kami, penarikan itu ditangani lewat jalur yang dijelaskan di Bagian 10.

Bagian ini tidak berlaku untuk Latihan dan rekaman training. Pada Latihan tidak ada orang sungguhan yang bisa dimintai persetujuan — lawan bicaranya sintetis. Pada rekaman training tidak ada pihak ketiga yang terekam. Yang tetap berlaku di kedua jalur itu adalah kewajiban organisasi memberi tahu karyawannya sendiri bahwa ia direkam, dinilai, dan hasilnya dilihat pemilik akun.

6 · Berapa lama data disimpan#

Bagian ini menjelaskan apa yang benar-benar terjadi di sistem, bukan kebijakan ideal.

6.0 Jadwal retensi — ditetapkan 11 Agustus 2026#

✅ BERLAKU DAN DITEGAKKAN SISTEM sejak 13 Agustus 2026. Sapuan penghapusan harian berjalan di produksi, jadwal di bawah adalah yang benar-benar dijalankannya, dan aplikasi menampilkan tanggal penghapusan pada setiap percakapan. Bagian ini boleh diterbitkan.

📌 Jadwal ini sempat ditahan dari versi publik selama dua hari — sengaja — karena kodenya belum menegakkannya. Menerbitkan masa simpan yang tidak ditegakkan berarti menjanjikan kendali yang tidak dimiliki sistem, dan itu janji yang akan diaudit.

📌 Audio dan transkrip berakhir bersamaan, dan itu disengaja (diputuskan 12 Agustus 2026). Salah satu kegunaan produk ini adalah bukti rekaman — perselisihan tentang apa yang dijanjikan seorang sales kepada pelanggan muncul berbulan-bulan kemudian, bukan berminggu-minggu. Masa simpan yang lebih pendek untuk audio akan melemahkan kegunaan itu justru pada saat rekamannya paling dibutuhkan.

⚠️ Konsekuensinya dinyatakan apa adanya: audio adalah data paling sensitif yang kami pegang — di dalamnya ada suara asli calon pembeli Anda, orang yang bukan pengguna kami — dan menyimpannya 12 bulan lebih sulit dibela daripada 90 hari. Ini keputusan sadar, bukan kelalaian. 12 bulan lebih dari cukup untuk menyanggah sebuah skor, yang merupakan alasan utama seseorang perlu mendengarkan audionya kembali.

6.1 Batas penyimpanan tidak boleh memperpendek masa simpan di atas#

🔴 Ditulis ulang 13 Agustus 2026. Bagian ini dulu berbunyi "audio dihapus berdasarkan ukuran, bukan berdasarkan waktu" dan menyatakan tidak ada masa simpan tetap dalam hitungan hari. Itu sudah tidak benar — masa simpan 12 bulan pada §6.0 kini ditegakkan sistem.

Kami tetap memiliki batas total ukuran penyimpanan audio, dan batas itu ada untuk mengendalikan biaya. Yang berubah adalah kedudukannya terhadap masa simpan:

🔴 Masa simpan 12 bulan adalah BATAS BAWAH. Batas penyimpanan tidak boleh melanggarnya. Sistem tidak akan menghapus audio yang belum berumur 12 bulan hanya karena penyimpanan penuh. Bila penyimpanan penuh dan tidak ada yang cukup tua untuk dihapus, itu peringatan operasional bagi kami — kapasitasnya yang harus ditambah — bukan alasan menghapus rekaman Anda lebih awal.

📌 Kenapa ini penting bagi Anda, bukan sekadar rincian teknis: masa simpan yang diam-diam dikalahkan tekanan penyimpanan bukan sebuah pengecualian, melainkan janji yang tidak benar. Angka di §6.0 hanya berarti kalau tidak ada mekanisme lain yang boleh memotongnya.

Artinya, dan ini penting: tidak ada periode retensi tetap dalam hitungan hari atau bulan. Berapa lama sebuah rekaman bertahan bergantung pada seberapa banyak rekaman baru yang masuk setelahnya. Tim yang sangat aktif akan kehilangan audio lamanya lebih cepat daripada tim yang jarang merekam.

Kami tidak mencantumkan angka anggarannya di sini, dan itu disengaja: angka itu tidak lagi menentukan berapa lama rekaman Anda disimpan. Yang menentukan adalah masa simpan 12 bulan di §6.0, dan anggaran penyimpanan tidak boleh memotongnya. Menerbitkan sebuah angka kapasitas hanya akan mengundang pembacaan bahwa masa simpan Anda bergantung padanya — padahal justru tidak.

6.2 Audio dan transkrip berakhir bersamaan — tetapi keduanya tetap dua hal yang berbeda#

🔴 Dikoreksi 13 Agustus 2026. Bagian ini dulu menyatakan "transkrip dan hasil analisis disimpan tanpa batas waktu". Itu sudah tidak benar — keduanya kini berakhir pada 12 bulan, hari yang sama dengan audionya.

Karena audio dan transkrip memakai jam yang sama, dalam keadaan normal keduanya hilang bersamaan, dan Anda tidak perlu meminta dua penghapusan terpisah.

Dua hal yang tetap perlu Anda ketahui, karena keduanya nyata:

• Sebuah transkrip bisa ada tanpa audionya. Penyimpanan audio bersifat best-effort (§6.3), sehingga sebuah percakapan dapat memiliki teks tanpa pernah memiliki rekaman.
• Audio bisa bertahan lebih lama dari 12 bulan bila ada keberatan atas skor. Mengajukan keberatan menahan rekaman itu agar buktinya tidak lenyap selama perkaranya ditinjau (Bagian 8). Ini satu-satunya hal yang memperpanjang masa simpan audio, dan ia berakhir dengan sendirinya.

Ingin data hilang lebih cepat dari jadwal? Lihat Bagian 9.

6.3 Penyimpanan audio bersifat best-effort#

Jika penyimpanan audio gagal, proses transkripsi tetap berjalan. Konsekuensinya: mungkin ada percakapan yang punya transkrip tetapi tidak punya file audio. Ini perilaku yang disengaja, bukan kesalahan.

6.4 Data akun#

Data akun disimpan selama organisasi Anda menjadi pelanggan, ditambah jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum dan penyelesaian sengketa. Setelah organisasi Anda berhenti memakai Layanan, data akun dihapus 30 (tiga puluh) hari setelah proses offboarding selesai.

6.5 Data Latihan (Roleplay) dan rekaman latihan#

Untuk data Latihan, hari ini belum ada aturan penghapusan sama sekali. Kami menyatakannya daripada menyiratkan adanya kebijakan yang sebenarnya tidak ada:

• Sesi latihan yang tidak disentuh selama 24 jam ditandai sebagai terbengkalai (abandoned). Ini hanya perubahan status, bukan penghapusan — isinya tetap tersimpan.
• Materi Latihan (keberatan dan kunci jawaban), sesi, giliran, dan audio hasil sintesis suara tidak memiliki aturan penghapusan otomatis maupun jangka waktu retensi yang ditetapkan.

Materi Latihan, sesi, giliran dan audio sintesis suara mengikuti jadwal yang sama: 12 bulan, kecuali materi dan audionya yang dihapus saat offboarding.

Rekaman berjenis training mengikuti aturan yang sama dengan rekaman lain: audio, transkrip dan analisisnya sama-sama berakhir pada 12 bulan (Bagian 6.0). Berlatih sendirian tetap memuat suara seorang karyawan dan tetap dinilai, sehingga tidak ada keringanan masa simpan untuknya.

7 · Siapa yang menerima data Anda, dan transfer ke luar negeri#

7.1 Kategori penerima#

Kami memakai penyedia layanan pihak ketiga (sub-prosesor) untuk menjalankan produk. Berdasarkan kategori, mereka adalah:

Satu penyedia yang sama saat ini menjalankan kedua fungsi suara tersebut — mengubah suara menjadi teks untuk transkripsi, dan mengubah teks menjadi suara untuk Latihan. Nama vendornya tercantum di Lampiran Sub-Prosesor DPA, bukan di sini.

Daftar lengkap sub-prosesor — nama vendor, tujuan, dan lokasi pemrosesan — dimuat dalam Lampiran Sub-Prosesor pada Perjanjian Pemrosesan Data (DPA). Daftar itu sengaja disimpan di satu tempat saja agar tidak terjadi perbedaan isi antar dokumen. Organisasi pelanggan diberi tahu sebelum ada penambahan atau penggantian sub-prosesor — 30 (tiga puluh) hari.

7.2 Transfer ke luar wilayah Indonesia#

Ini tidak bisa dihindari dalam desain sistem saat ini. Kami menyatakannya secara terbuka:

• File audio dikirim ke luar Indonesia untuk diubah menjadi teks. Audio itu memuat suara calon pembeli Anda.
• Transkrip dan dokumen pengetahuan organisasi Anda dikirim ke luar Indonesia untuk dianalisis oleh model AI.
• Teks keberatan Latihan dikirim ke luar Indonesia untuk diubah menjadi suara sintetis. Teks itu berasal dari dokumen organisasi Anda dan tidak memuat data pribadi pihak ketiga.

Penyedia yang kami gunakan berkantor pusat di Amerika Serikat dan Tiongkok. Rincian per vendor — termasuk nama badan hukum dan lokasinya — ada di Lampiran Sub-Prosesor DPA, yang merupakan satu- satunya daftar resmi.

Model AI yang dipakai di produksi hari ini: GLM (Z.ai), yang berkedudukan di Tiongkok, dijangkau melalui perutean OpenRouter. Ringkasnya, dan tanpa menyembunyikan apa pun:

⚠️ Kalau kami mengganti model produksi, itu adalah perubahan sub-prosesor, bukan sekadar perubahan konfigurasi internal. Kami akan memberitahukannya di muka sesuai ketentuan DPA, dan organisasi pelanggan berhak mengajukan keberatan, dan pemberitahuan itu kami sampaikan 30 (tiga puluh) hari sebelum perubahannya berlaku.

Dasar hukum transfer (Pasal 56 UU PDP). Pasal 56 mengizinkan transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia apabila negara tujuan memiliki tingkat pelindungan yang setara atau lebih tinggi, atau terdapat pelindungan yang memadai dan mengikat, atau terdapat persetujuan khusus dari subjek data.

8 · Analisis otomatis dan skor tentang karyawan#

Analisis berjalan otomatis. Begitu sebuah transkrip selesai dibuat, penilaian langsung dijalankan — tidak ada orang yang menekan tombol.

Hasilnya berupa:

• skor angka pada tiga dimensi penilaian yang tetap,
• temuan tertulis,
• hasil per langkah SOP,
• daftar klaim faktual yang diucapkan sales, ditandai benar / salah / tidak dapat diverifikasi.

overall_score dihitung di dalam kode program berdasarkan komponen-komponen tersebut — angka ini tidak pernah diminta langsung dari model AI.

Skor ini mencerminkan kinerja seorang karyawan. Pemilik akun melihat hasil seluruh timnya; karyawan sales melihat hasilnya sendiri.

Yang belum ada, dan kami katakan apa adanya:

• Belum ada mekanisme formal bagi karyawan untuk mengajukan keberatan atau membantah sebuah skor.
• Belum ada kewajiban terdokumentasi bahwa seorang manusia harus meninjau skor sebelum skor itu dipakai untuk keputusan apa pun tentang karyawan tersebut.

Sampai mekanisme tersebut tersedia, karyawan yang keberatan atas sebuah skor dapat menghubungi pemilik akun di organisasinya, dan pemilik akun dapat meneruskannya kepada kami.

8.1 Penilaian pada Latihan (Roleplay), dan bagaimana kami mencegah kunci jawaban yang mengarang#

Penilaian di fitur Latihan juga berjalan otomatis. Setiap jawaban yang diketik karyawan sales dinilai terhadap salinan kunci jawaban sebagaimana berbunyi pada saat penilaian itu dilakukan, sehingga pemilik akun yang mengubah materi pekan depan tidak bisa mengubah dasar penilaian pekan lalu. Konsekuensi lainnya: memperbaiki kunci jawaban yang keliru tidak memperbaiki penilaian yang sudah terlanjur diberikan. Setelah giliran kesepuluh, sistem menerbitkan laporan pembinaan tentang karyawan tersebut.

Kunci jawaban itu dibuat model AI, dan model AI bisa mengarang. Dalam pengujian internal kami pada 7 Agustus 2026, satu model mengarang empat angka acuan yang tidak ada di dokumen mana pun dan memakainya untuk "mengoreksi" jawaban yang sebenarnya sudah benar; model lain menciptakan lima dokumen sumber yang tidak pernah ada.

Kendali yang kami pakai untuk itu adalah pemeriksaan verbatim di dalam kode. Setiap fakta di dalam kunci jawaban wajib muncul persis sama di dokumen yang dirujuknya, atau fakta itu dibuang sebelum butir disajikan. Pencocokan hanya menormalkan hal-hal yang tidak mengubah makna — spasi ganda, tanda kutip melengkung, tanda pisah, dan huruf besar/kecil. Tidak ada pencocokan longgar, tidak ada toleransi kemiripan: pencocokan longgar akan membuka kembali celah yang justru ditutup pemeriksaan ini. Sebuah model tidak bisa mengarang angka yang harus muncul apa adanya di dokumen sumber Anda.

⚠️ Keterbukaan yang perlu Anda ketahui. Sampai 11 Agustus 2026, kendalinya adalah persetujuan pemilik akun atas setiap butir sebelum karyawan sales melihatnya. Gerbang itu sudah kami hapus, dan diganti dengan pemeriksaan verbatim di atas. Alasannya: gerbang itu menahan seluruh fitur di belakang puluhan persetujuan manual, dan peninjauan manusia atas puluhan kartu justru melemah seiring bertambahnya volume — sementara pemeriksaan kode berlaku pada setiap butir dan tidak pernah lelah. Konsekuensinya harus dinyatakan terus terang: hari ini tidak ada manusia yang meninjau butir Latihan sebelum karyawan sales melihatnya, dan pemeriksaan verbatim adalah satu-satunya hal yang berdiri antara angka karangan dan karyawan Anda.

Pemilik akun tetap dapat menarik butir yang dinilainya keliru kapan saja. Isi materi Latihan adalah milik dan tanggung jawab organisasi Anda; kami tidak menilai kebenaran isi dokumen sumber Anda — yang kami jamin hanyalah bahwa fakta pada kunci jawaban benar-benar berasal dari dokumen itu.

Laporan Latihan dan rekaman training adalah materi pembinaan. Sebagaimana skor percakapan sungguhan, keduanya tidak boleh dijadikan satu-satunya dasar keputusan kepegawaian, dan belum ada mekanisme formal untuk membantahnya di dalam produk.

9 · Hak Anda, dan cara menggunakannya#

Berdasarkan UU PDP, Anda berhak untuk:

• mendapat informasi tentang identitas kami, dasar hukum, dan tujuan pemrosesan;
• mengakses data pribadi Anda dan memperoleh salinannya;
• memperbaiki atau memperbarui data yang keliru;
• mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi Anda;
• menarik persetujuan yang pernah diberikan;
• mengajukan keberatan atas pengambilan keputusan yang semata-mata otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan;
• menunda atau membatasi pemrosesan;
• memperoleh dan menggunakan data pribadi Anda dalam format yang dapat dibaca sistem (portabilitas), sepanjang secara teknis memungkinkan;
• menuntut ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi.

9.1 Cara mengajukan permintaan — dan kondisi sebenarnya hari ini#

Tidak ada tombol hapus atau ekspor mandiri di dalam produk saat ini. Kami tidak akan berpura-pura sebaliknya.

Setiap permintaan ditangani secara manual oleh operator kami. Prosesnya:

1. Kirim email ke legal@kuasai.ai dengan subjek "Permintaan Hak Subjek Data".
2. Sebutkan: nama Anda, organisasi terkait (jika ada), hak yang ingin Anda gunakan, dan periode atau percakapan yang dimaksud jika Anda mengetahuinya.
3. Kami akan meminta verifikasi identitas secukupnya sebelum memproses — ini untuk melindungi Anda dari permintaan palsu.
4. Operator kami menjalankan permintaan itu secara manual di sistem.

Waktu tanggapan: Kami mengonfirmasi penerimaan dalam 3 (tiga) hari kerja dan menyelesaikan dalam 30 (tiga puluh) hari kalender.

9.2 Kalau permintaan Anda menyangkut isi kerja organisasi#

Jika permintaan Anda menyangkut rekaman, transkrip, analisis, atau dokumen — untuk semua itu Kuasai hanya berperan sebagai Prosesor. Kami akan:

• meneruskan permintaan Anda kepada organisasi pelanggan yang menjadi Pengendali,
• dan menjalankan keputusan organisasi tersebut.

Kami tidak menghapus atau menyerahkan isi kerja organisasi atas inisiatif sendiri, kecuali diwajibkan oleh hukum.

9.3 Batasan teknis yang perlu Anda ketahui#

• Penghapusan audio tidak menghapus transkrip. Jika Anda ingin keduanya hilang, sebutkan keduanya secara tegas dalam permintaan Anda.
• Data yang telah terhapus dari sistem aktif mungkin masih ada dalam cadangan (backup) penyedia infrastruktur untuk sementara waktu. Cadangan harian Supabase pada paket Pro disimpan 7 (tujuh) hari, sehingga data yang dihapus hari ini hilang sepenuhnya dari cadangan dalam waktu satu minggu.

10 · Jika Anda adalah orang yang terekam (bukan pengguna Kuasai)#

Bagian ini untuk Anda yang berbicara dengan seorang sales, percakapan itu direkam, dan sekarang Anda ingin tahu apa yang terjadi dengan suara Anda.

Hak Anda sama penuhnya dengan siapa pun berdasarkan UU PDP. Anda tidak kehilangan hak hanya karena tidak punya akun.

Ke mana Anda harus menghubungi:

1. Cara paling cepat: hubungi perusahaan yang salesnya merekam Anda — dealer, toko, atau kantor tempat percakapan itu terjadi. Merekalah Pengendali data atas rekaman tersebut. Merekalah yang berwenang memutuskan penghapusan.
2. Jika Anda tidak tahu harus menghubungi siapa, atau tidak mendapat tanggapan, kirim email kepada kami di legal@kuasai.ai. Sebutkan sebisa Anda: perkiraan tanggal dan jam percakapan, lokasi, dan nama perusahaan atau salesnya.

Yang akan kami lakukan:

• Kami meneruskan permintaan Anda kepada organisasi yang membuat rekaman tersebut, dan memberitahu Anda bahwa permintaan sudah diteruskan.
• Kami membantu organisasi tersebut menemukan rekaman yang dimaksud.
• Kami tidak dapat menghapus atau menyerahkan rekaman atas inisiatif kami sendiri, karena kami bukan Pengendali data itu — kecuali hukum mewajibkan kami.

Keterbukaan tentang keterbatasan kami: kami mungkin kesulitan menemukan rekaman Anda jika informasi yang Anda berikan terlalu umum, karena Anda tidak punya pengenal di sistem kami. Semakin spesifik keterangan waktu dan tempatnya, semakin besar kemungkinan kami menemukannya.

11 · Keamanan#

Berikut pengamanan yang benar-benar berjalan di sistem kami hari ini. Kami menuliskannya apa adanya, tanpa klaim yang tidak bisa kami buktikan.

Akses masuk

• Login memakai email dan kata sandi.
• Tidak ada organisasi yang bisa dibuat dari dalam aplikasi. Akun hanya bisa dibuat lewat tautan undangan atau kode tim milik organisasi yang sudah ada. Upaya membuat pengguna yang tidak cocok dengan undangan tertunda maupun kode tim yang sah ditolak di tingkat basis data.
• Akun yang alamat surelnya belum dikonfirmasi dikunci di sisi server, bukan sekadar disembunyikan di antarmuka. Konfirmasi mandiri memakai kode 6 digit yang dikirim ke surel tersebut.
• Token sesi diverifikasi secara kriptografis (JWKS, algoritme ES256). Token yang tidak sah ditolak; kegagalan verifikasi karena gangguan jaringan dibedakan dari token tidak sah, supaya gangguan sesaat tidak membuat semua orang ter-logout.

Pemisahan antar organisasi

• Setiap kueri ke basis data dibatasi berdasarkan org_id dan user_id di lapisan kueri.
• Fungsi basis data yang menerima identitas organisasi dicabut hak eksekusinya dari peran pengguna terautentikasi, sehingga seorang pengguna tidak bisa memanggilnya dengan identitas organisasi lain.
• Data di luar cakupan Anda dijawab "tidak ditemukan", bukan "dilarang" — supaya keberadaan data milik organisasi lain tidak bocor.
• Jalur penyimpanan file audio memuat identitas organisasi dan pengguna, dan diverifikasi di sisi server, sehingga seorang sales tidak dapat mengambil file milik sales lain.

Pembatasan peran

• Satu organisasi hanya boleh punya satu pemilik, dipaksakan oleh batasan unik di basis data.
• Pemilik tidak dapat merekam; sales tidak dapat mengubah dokumen pengetahuan.

Kunci vendor

• Kunci API penyedia layanan tidak pernah dikirim ke peramban. Bila perangkat pengguna perlu berhubungan langsung dengan vendor, server menerbitkan token berumur pendek dan sekali pakai.

Akses internal kami sendiri

Kami menyebutkan ini karena pembatasan antar organisasi di atas berlaku bagi pengguna, bukan bagi operator kami:

• Permintaan hak subjek data, ekspor, dan penghapusan dikerjakan manual oleh operator kami (lihat Bagian 9.1). Pekerjaan itu memerlukan akses langsung ke data.
• Kami mengoperasikan dasbor antrean pekerjaan (job queue) untuk keperluan administrasi. Dasbor ini dilindungi autentikasi HTTP Basic dengan pembandingan waktu-tetap, dan kredensialnya tidak pernah ditulis ke log. Namun perlu Anda ketahui apa adanya: muatan pekerjaan di dalam antrean berisi data, sehingga siapa pun yang memegang kredensial dasbor tersebut dapat melihat muatan pekerjaan lintas organisasi — bukan hanya satu organisasi. Ini adalah permukaan akses istimewa, dan kami memperlakukannya sebagai permukaan akses istimewa.

11.1 Sertifikasi#

Kami belum memiliki sertifikasi keamanan pihak ketiga (seperti SOC 2 atau ISO 27001), dan kami tidak menyatakan sebaliknya. Pelanggan yang memerlukan rincian postur keamanan kami untuk keperluan uji tuntas (due diligence) dapat memintanya langsung.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Kami tidak menjanjikan keamanan mutlak.

12 · Jika terjadi kebocoran data#

Sesuai UU PDP, apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan menyampaikan pemberitahuan tertulis paling lambat 3 × 24 jam sejak kami mengetahuinya, kepada:

• subjek data pribadi yang terdampak, dan
• lembaga pengawas pelindungan data pribadi.

Pemberitahuan itu memuat: data pribadi yang terungkap, kapan dan bagaimana hal itu terjadi, serta upaya penanganan dan pemulihan yang kami lakukan.

Ketika kami bertindak sebagai Prosesor — yaitu untuk rekaman, transkrip, analisis, dan dokumen — kami memberi tahu organisasi pelanggan sebagai Pengendali tanpa penundaan yang tidak wajar, sehingga organisasi tersebut dapat memenuhi kewajiban pemberitahuan 3 × 24 jam kepada subjek data dan otoritas. Kami membantu penyelidikan dan penyediaan informasi yang diperlukan.

13 · Usia pengguna#

Kuasai adalah alat kerja untuk organisasi. Layanan ini tidak ditujukan untuk siapa pun yang berusia di bawah 18 tahun, dan kami tidak membuat akun untuk anak. Akun hanya dibuat lewat tautan undangan atau kode tim dari organisasi pelanggan.

Jika Anda mengetahui bahwa data pribadi anak telah terkumpul melalui layanan kami — termasuk melalui rekaman percakapan — segera hubungi kami dan kami akan menanganinya bersama organisasi pelanggan yang bersangkutan.

14 · Perubahan atas kebijakan ini#

Kami dapat memperbarui kebijakan ini, misalnya ketika ada fitur baru, penyedia layanan baru, atau perubahan peraturan.

• Versi terbaru selalu tersedia di https://www.kuasai.ai/privasi.
• Setiap versi mencantumkan tanggal berlaku di bagian atas.
• Untuk perubahan yang material — misalnya kategori data baru, tujuan pemrosesan baru, atau perubahan mendasar pada penyimpanan — kami memberi tahu pemilik akun organisasi melalui email 30 (tiga puluh) hari sebelum perubahan berlaku.
• Jika perubahan tersebut memerlukan persetujuan baru berdasarkan UU PDP, kami akan meminta persetujuan itu terlebih dahulu.

15 · Pengaduan#

Langkah pertama — hubungi kami. Email: legal@kuasai.ai Alamat surat: Cluster Myza Blok E2 Nomor 12, Jl. BSD Raya Pusat, Desa/Kelurahan Cicalengka, Kec. Pagedangan, Kab. Tangerang, Provinsi Banten 15850

Kami akan mengonfirmasi penerimaan pengaduan Anda dan menanganinya dalam jangka waktu Kami mengonfirmasi penerimaan pengaduan dalam 2 (dua) hari kerja dan menanggapi pokoknya dalam 14 (empat belas) hari kerja..

Langkah kedua — hubungi otoritas. Anda berhak mengajukan pengaduan kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi tanpa harus melalui kami terlebih dahulu.

Lembaga PDP yang khusus dibentuk berdasarkan UU PDP belum beroperasi pada saat kebijakan ini disusun; pengawasan sementara dijalankan oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), melalui Direktorat Jenderal Pengawasan Ruang Digital. legal@kuasai.ai

Anda juga berhak menempuh upaya hukum dan menuntut ganti rugi sesuai UU PDP.

16 · Hukum yang berlaku#

Kebijakan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia.

Forum penyelesaian sengketa: Pengadilan Negeri Tangerang

Kebijakan ini disusun dalam Bahasa Indonesia. Apabila di kemudian hari dibuat terjemahan dalam bahasa lain, versi Bahasa Indonesia yang berlaku.